Payroll und Lohnsteuer – Abrechnung und Beratung aus einer Hand

Payroll ist Compliance mit Haftungsrisiko

Die Entgeltabrechnung gilt als Routine, bis das Finanzamt sie genauer prüft. Der Arbeitgeber behält die Lohnsteuer für Rechnung seiner Mitarbeiter ein und haftet dafür – für jeden falsch bewerteten Sachbezug, jede übersehene Pauschalierung, jeden Mitarbeiter im Ausland. Schnell entstehen hier erhebliche Summen.

Wir verbinden beides: die laufende Abrechnung und die steuerliche Beurteilung der Sachverhalte, die dahinter stehen. Damit die Frage, ob ein Gutschein unter die 50-Euro-Grenze fällt oder ob ein Homeoffice in Hamburg eine Betriebsstätte begründet, nicht zwischen Lohnbüro und Berater liegen bleibt.

Unsere Mandanten sind Unternehmen mit Incentives, Startups mit Beteiligungsprogrammen, Family Offices mit Verwaltungsgesellschaften, Fonds mit Managementteams und ausländische Unternehmen, die in Deutschland einstellen.

Entgeltabrechnung und Arbeitgeberpflichten

Wir führen Ihre Lohnbuchhaltung und übernehmen die Pflichten, die daran hängen: Anmeldungen, Meldungen, Bescheinigungen, Fristen. Sie bekommen einen Ansprechpartner, der die Abrechnung macht und die Frage dahinter beantworten kann – nicht zwei.

Unsere Leistungen:

• Laufende Abrechnung: Monatliche Entgeltabrechnung inklusive ELStAM-Abruf, Lohnsteuer-Anmeldung und Beitragsnachweisen
• Setup: Betriebsnummer, steuerliche Erfassung als Arbeitgeber, Einrichtung der Abrechnung für neue Gesellschaften
• Meldewesen: Sozialversicherungsmeldungen, Lohnsteuerbescheinigungen, A1-Bescheinigungen, Unfallversicherung
• Sonderformen: Minijobs, kurzfristige Beschäftigung, Werkstudenten, Aushilfen und die zugehörige Pauschalierung nach § 40a EStG
• Statusfragen: Abgrenzung von freier Mitarbeit und Anstellung, Statusfeststellungsverfahren bei der Clearingstelle
• Geschäftsführer: Sozialversicherungspflicht von Gesellschafter-Geschäftsführern und Fremdgeschäftsführern
• Schnittstellen: Abstimmung mit Ihrer Finanzbuchhaltung, dem Jahresabschluss und Ihren HR-Systemen

Mitarbeiter in Deutschland ohne eigene Gesellschaft

Wer als ausländisches Unternehmen in Deutschland einstellt, steht vor drei Wegen: ein Employer of Record, eine eigene Tochtergesellschaft oder die direkte Registrierung als Arbeitgeber. Der dritte Weg wird selten erklärt, ist aber in vielen Fällen der günstigste – und der einzige, bei dem Sie Arbeitgeber Ihrer eigenen Leute bleiben.

Wir prüfen, welcher Weg zu Ihrer Situation passt, und setzen ihn um. Dazu gehört die Frage, die über allem steht: ob durch Ihre Tätigkeit in Deutschland eine Betriebsstätte entsteht – durch ein Büro, ein Homeoffice oder einen Vertriebsmitarbeiter mit Abschlussvollmacht.

Unsere Leistungen:

• Entscheidungsvorlage: Vergleich von Employer of Record, Tochtergesellschaft und direkter Lohnsteuer-Registrierung inklusive Vollkostenrechnung
• Betriebsstätte: Prüfung nach § 12 AO, § 13 AO und dem jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommen, einschließlich der lohnsteuerlichen Betriebsstätte
• Registrierung: Anmeldung als ausländischer Arbeitgeber beim Betriebsstättenfinanzamt und Einrichtung der Abrechnung
• Entsendung: Lohnsteuer und Sozialversicherung bei Entsendungen nach Deutschland, 183-Tage-Regelung, A1-Bescheinigungen
• Nettolohn: Nettolohnvereinbarungen, Hypotax und Tax Equalization für entsandte Mitarbeiter
• Remote Work: Steuerliche Beurteilung von Homeoffice im Ausland und Workation
• Koordination: Zusammenarbeit mit Ihren Beratern im Heimatland, auf Wunsch als alleiniger Ansprechpartner in Deutschland

Die Beratung führen wir auf Deutsch und auf Englisch.

Vergütungsbausteine jenseits des Grundgehalts

Jeder Benefit ist ein lohnsteuerlicher Sachverhalt. Ob er steuerfrei bleibt, pauschal versteuert wird oder voll in die Abrechnung geht, entscheidet sich an Details – und fällt spätestens in der Prüfung auf. Dasselbe gilt für Beteiligungsprogramme und die Vergütung von Organen.

Unsere Leistungen:

• Sachbezüge: Bewertung nach § 8 EStG, 50-Euro-Freigrenze, Gutscheine und Geldkarten einschließlich der Vorgaben des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes
• Pauschalierung: § 37b EStG für Sachzuwendungen und Geschenke, § 40 EStG und § 40b EStG für weitere Tatbestände
• Mobilität: Firmenwagen nach der 1-Prozent-Regel oder Fahrtenbuch, E-Dienstwagen, Deutschlandticket und Jobticket
• Reisekosten: Verpflegungspauschalen, Mahlzeitengestellung, doppelte Haushaltsführung
• Beteiligungsprogramme: Lohnsteuerliche Abwicklung von VSOP, ESOP und Genussrechten, Aufschub nach § 19a EStG, Behandlung im Exit
• Organvergütung: Geschäftsführergehälter, Tantiemen, Pensionszusagen und Aufsichtsrats- oder Beiratsvergütungen einschließlich der Abgrenzung zur verdeckten Gewinnausschüttung
• Altersvorsorge: Entgeltumwandlung und betriebliche Altersvorsorge in der Abrechnung

Zu Beteiligungsprogrammen beraten wir auch bei der Ausgestaltung, insbesondere bei Startups.

Lohnsteuer-Außenprüfung und Arbeitgeberhaftung

Die Lohnsteuer-Außenprüfung und die Prüfung der Deutschen Rentenversicherung laufen getrennt. Beide reichen vier Jahre zurück, und beide können mit einem Haftungsbescheid gegen Sie als Arbeitgeber enden. Wir begleiten Sie über das ganze Verfahren – wie bei jedem anderen Steuerstreit auch.

Unsere Leistungen:

• Vorbereitung: Durchsicht der Abrechnung auf die Punkte, die erfahrungsgemäß beanstandet werden, vor der Prüfung
• Begleitung: Betreuung der Lohnsteuer-Außenprüfung, der Lohnsteuer-Nachschau und der Sozialversicherungsprüfung
• Haftung: Verteidigung gegen Haftungsbescheide nach § 42d EStG, Einspruch und Klage vor dem Finanzgericht
• Vorab-Absicherung: Anrufungsauskunft nach § 42e EStG – die kostenlose und bindende Auskunft des Finanzamts, bevor Sie abrechnen
• Korrekturen: Rückwirkende Änderung des Lohnsteuerabzugs nach § 41c EStG, Nachmeldungen und Selbstanzeigen

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