UG in GmbH umwandeln: Ablauf, Kosten und was Gründer einzahlen müssen

• Eine UG wird zur GmbH, indem sie ihr Stammkapital durch eine Kapitalerhöhung auf mindestens 25.000 EUR erhöht und die Erhöhung im Handelsregister eingetragen wird.
• Bei einer Kapitalerhöhung gegen Bareinlage müssen nach der Rechtsprechung zunächst insgesamt mindestens 12.500 EUR auf das Stammkapital eingezahlt sein.
• Erforderlich sind ein notariell beurkundeter Gesellschafterbeschluss, die Übernahme der neuen Geschäftsanteile, die erforderliche Einzahlung und die Eintragung im Handelsregister.
• Notar- und Registerkosten liegen bei einer einfachen Kapitalerhöhung gegen Bareinlage häufig bei etwa 800 bis 1.200 EUR; die tatsächlichen Kosten hängen vom Einzelfall ab.

Was bedeutet es, eine UG in eine GmbH umzuwandeln?

Eine UG in eine GmbH umzuwandeln bedeutet, das Stammkapital der UG durch eine Kapitalerhöhung auf mindestens 25.000 EUR zu erhöhen; mit der Eintragung im Handelsregister gelten die Sonderregeln für die UG nicht mehr (§ 5a Abs. 5 GmbHG). Die UG ist keine eigene Rechtsform, sondern eine Sonderform der GmbH mit geringerem Stammkapital und besonderen gesetzlichen Vorgaben. Deshalb ist kein Formwechsel nach dem Umwandlungsgesetz erforderlich, sondern eine Kapitalerhöhung mit Satzungsänderung. Die Gesellschaft bleibt dabei derselbe Rechtsträger; bei einer Änderung der Firma oder anderer Stammdaten sollten betroffene Stellen wie Banken, Vertragspartner und das Finanzamt informiert werden.

Welche Einschränkungen fallen mit dem Wechsel zur GmbH weg?

Mit der Erhöhung des Stammkapitals auf mindestens 25.000 EUR und der Eintragung im Handelsregister entfallen die Pflicht zur gesetzlichen Rücklage und die besonderen Beschränkungen für Sacheinlagen; auch der Zusatz „UG (haftungsbeschränkt)“ ist dann nicht mehr vorgeschrieben.

• Rücklage: Eine UG muss jedes Jahr ein Viertel ihres Jahresüberschusses, gemindert um einen Verlustvortrag aus dem Vorjahr, in eine gesetzliche Rücklage einstellen (§ 5a Abs. 3 GmbHG). Diese Rücklage darf grundsätzlich nur für eine Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln – also aus bereits vorhandenem Gesellschaftsvermögen – oder zum Ausgleich von Verlusten verwendet werden, nicht für Ausschüttungen. Die Rücklagenpflicht entfällt erst, wenn das Stammkapital selbst auf mindestens 25.000 EUR erhöht und die Erhöhung im Handelsregister eingetragen ist. Als GmbH kann die Gesellschaft Gewinne grundsätzlich nach den allgemeinen Regeln verwenden oder ausschütten.
• Sacheinlagen: Bei der Gründung einer UG sind Sacheinlagen ausgeschlossen; das Stammkapital muss daher in Geld eingezahlt werden. Eine Kapitalerhöhung, mit der die UG mindestens 25.000 EUR Stammkapital erreicht, kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen auch mit Sachwerten wie Maschinen, Forderungen oder Beteiligungen erfolgen. Dafür müssen die eingebrachten Gegenstände genau beschrieben, vor der Anmeldung vollständig auf die Gesellschaft übertragen und ihr Wert gegenüber dem Registergericht nachvollziehbar belegt werden.
• Firma: Die UG muss den Zusatz „Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)“ oder „UG (haftungsbeschränkt)“ führen. Nach der Kapitalerhöhung auf mindestens 25.000 EUR und der Eintragung im Handelsregister darf sie diesen Zusatz beibehalten, muss es aber nicht (§ 5a Abs. 5 GmbHG). Ändert sie ihre Firma in „GmbH“, muss sie die geänderte Firma insbesondere Banken, Vertragspartnern und Behörden mitteilen.

Ist eine UG verpflichtet, zur GmbH zu werden?

Nein, eine UG ist nicht verpflichtet, ihr Stammkapital zu erhöhen, auch wenn ihre gesetzliche Rücklage 25.000 EUR erreicht oder übersteigt. Solange das Stammkapital nicht selbst auf mindestens 25.000 EUR erhöht und die Erhöhung im Handelsregister eingetragen ist, bleibt sie UG und muss weiterhin ein Viertel ihres Jahresüberschusses in die gesetzliche Rücklage einstellen. Auch die besondere Pflicht nach § 5a Abs. 4 GmbHG bleibt bestehen: Droht die Zahlungsunfähigkeit, muss der Geschäftsführer unverzüglich eine Gesellschafterversammlung einberufen. Viele Gesellschaften entscheiden sich für die Kapitalerhöhung, sobald ausreichend Mittel vorhanden sind oder eine Finanzierung ansteht.

Welche Wege zur GmbH gibt es?

Eine UG kann ihr Stammkapital durch eine Bareinlage, aus vorhandenen Gesellschaftsmitteln oder durch Sacheinlagen auf mindestens 25.000 EUR erhöhen.

• Bareinlage: Bei einer Bareinlage zahlen die Gesellschafter neues Geld in die UG ein und übernehmen dafür neue oder höhere Geschäftsanteile. Dieser Weg ist häufig vergleichsweise unkompliziert, weil keine geprüfte Bilanz erforderlich ist. Wie viel davon sofort eingezahlt werden muss, erklärt der nächste Abschnitt.
• Gesellschaftsmittel: Hat die UG ausreichend verwendbare Rücklagen angespart, kann sie diese in Stammkapital umwandeln. Dafür ist eine geprüfte Bilanz erforderlich, deren Stichtag bei der Anmeldung zum Handelsregister höchstens acht Monate zurückliegen darf. Die Rücklagen müssen tatsächlich vorhanden und dürfen nicht durch Verluste aufgezehrt sein. Die Prüfung kann bei kleineren Gesellschaften auch ein vereidigter Buchprüfer übernehmen; hierfür entstehen zusätzlich zu den Notarkosten Kosten.
• Sacheinlage: Bei einer Kapitalerhöhung, mit der die UG mindestens 25.000 EUR Stammkapital erreicht, können Gesellschafter unter bestimmten Voraussetzungen auch Sachwerte statt Geld einbringen. Das können etwa Maschinen, Forderungen oder die Vermögenswerte eines Einzelunternehmens sein. Die eingebrachten Werte müssen im Beschluss genau bezeichnet, vor der Anmeldung auf die Gesellschaft übertragen und gegenüber dem Registergericht nachvollziehbar bewertet werden. Wegen des zusätzlichen Prüfungs- und Dokumentationsaufwands können die Kosten höher sein als bei einer Bareinlage.

Wie viel Geld muss bei der Kapitalerhöhung eingezahlt werden?

Bei einer Kapitalerhöhung gegen Bareinlage auf mindestens 25.000 EUR müssen nach überwiegender Rechtsprechung mehrerer Oberlandesgerichte insgesamt mindestens 12.500 EUR auf das Stammkapital eingezahlt sein. Bei einer UG mit bereits vollständig eingezahltem Stammkapital von 1.000 EUR bedeutet das regelmäßig, dass 11.500 EUR neu eingezahlt werden müssen. Zusätzlich muss auf jeden neuen Geschäftsanteil grundsätzlich mindestens ein Viertel seines Nennbetrags eingezahlt sein. Der noch nicht eingezahlte Betrag bleibt als offene Einlage geschuldet und kann von der Gesellschaft später verlangt werden; im Insolvenzfall kann ihn der Insolvenzverwalter fordern. Der Bundesgerichtshof hat diese Frage bislang nicht abschließend entschieden, sodass die Handhabung im Einzelfall mit dem Notar abgestimmt werden sollte.

Wie läuft die Umwandlung einer UG in eine GmbH ab?

Der Übergang von der UG zur GmbH erfolgt durch eine Kapitalerhöhung auf mindestens 25.000 EUR und deren Eintragung im Handelsregister; dafür sind ein Beschluss beim Notar, die Übernahme der neuen Anteile, die Einzahlung und die Anmeldung zum Handelsregister erforderlich.

1. Die Gesellschafter beschließen die Kapitalerhöhung und die erforderliche Änderung des Gesellschaftsvertrags. Dafür ist grundsätzlich eine Mehrheit von drei Vierteln der abgegebenen Stimmen erforderlich; der Gesellschaftsvertrag kann eine höhere Mehrheit vorsehen. Der Beschluss muss notariell beurkundet werden.
2. Wer die neuen Geschäftsanteile übernimmt, muss dies in einer notariell beglaubigten oder beurkundeten Erklärung bestätigen. Häufig wird diese Übernahmeerklärung in derselben Urkunde wie der Kapitalerhöhungsbeschluss aufgenommen.
3. Der Gesellschafter zahlt den erforderlichen Betrag an die Gesellschaft, regelmäßig auf ihr Bankkonto, ein. Das Geld muss der Geschäftsführung bei der Anmeldung zur freien Verfügung stehen und darf nicht sofort wieder an den Gesellschafter zurückfließen.
4. Alle Geschäftsführer melden die Kapitalerhöhung zum Handelsregister an und versichern, dass die Einlagen wie gesetzlich erforderlich geleistet sind. Der Notar übermittelt die Anmeldung und in der Regel auch die aktualisierte Gesellschafterliste an das Handelsregister.

Bei diesen Schritten ist folgendes zu beachten:

• Wirksamkeit: Die UG wird durch die Kapitalerhöhung auf mindestens 25.000 EUR und deren Eintragung im Handelsregister zur GmbH; ein Formwechsel ist nicht erforderlich. Bis zur Eintragung bleibt sie rechtlich eine UG, sodass auch die Pflicht zur gesetzlichen Rücklage weiter gilt. Diese Pflicht entfällt erst, wenn das Stammkapital selbst auf mindestens 25.000 EUR erhöht und die Kapitalerhöhung eingetragen ist. Die Gesellschaft bleibt dabei derselbe Rechtsträger. Ändern sich die Firma oder andere Stammdaten, sollten Banken, Vertragspartner, Behörden und weitere betroffene Stellen informiert werden. Die Eintragung dauert je nach Registergericht meist wenige Tage bis einige Wochen.
• Online-Beurkundung: Eine Kapitalerhöhung kann unter bestimmten Voraussetzungen auch online über das Videokommunikationssystem der Bundesnotarkammer beurkundet werden. Dafür müssen alle Gesellschafter dem Online-Verfahren zustimmen und der Beschluss einstimmig gefasst werden. Bei Sacheinlagen, also der Einbringung von Gegenständen oder Rechten statt Geld, ist eine Online-Beurkundung grundsätzlich ebenfalls möglich. Werden jedoch Grundstücke oder GmbH-Geschäftsanteile eingebracht, gelten zusätzliche Formvorschriften; hierfür ist regelmäßig ein Termin beim Notar erforderlich.
• Satzung: Die Kapitalerhöhung ist ein guter Anlass, den Gesellschaftsvertrag insgesamt zu überprüfen. Viele UGs wurden mit dem gesetzlichen Musterprotokoll gegründet, das zum Beispiel keine Regeln zur Nachfolge, zur Einziehung oder zu Abfindungen enthält. Wer mehrere Gesellschafter hat, sollte prüfen, ob diese Punkte jetzt geregelt werden sollen.

Beispiel: Aus der Software-UG wird eine GmbH

Erhöht eine UG ihr Stammkapital von 1.000 EUR auf 25.000 EUR gegen Bareinlage, müssen nach überwiegender Auffassung mehrerer Oberlandesgerichte insgesamt mindestens 12.500 EUR eingezahlt sein; in diesem Beispiel wären das zusätzlich 11.500 EUR. Der Bundesgerichtshof hat diese Frage bislang nicht abschließend entschieden. Für Notar und Handelsregister können bei einer einfachen Kapitalerhöhung grob rund 800 EUR anfallen. Tom hat vor drei Jahren eine Software-UG mit 1.000 EUR Stammkapital gegründet. Ein großer Kunde verlangt für einen Rahmenvertrag eine GmbH, und Tom möchte künftig Gewinne vollständig ausschütten können. Er beschließt beim Notar eine Kapitalerhöhung um 24.000 EUR und behält die Firma „UG (haftungsbeschränkt)“ vorerst bei.

Annahmen: Ein-Personen-UG, Kapitalerhöhung gegen Bareinlage um 24.000 EUR ohne Änderung der Firma. Die Kosten sind nur eine grobe Orientierung; sie richten sich unter anderem nach der konkreten Gestaltung und der Kostenrechnung des Notars.

• Offene Einlage: Die restlichen 12.500 EUR bleiben als offene Einlage geschuldet und können von der Gesellschaft später eingefordert werden. Gerät die GmbH in die Insolvenz, kann der Insolvenzverwalter den offenen Betrag verlangen. Tom kann den Betrag auch sofort vollständig einzahlen, wenn er dieses Risiko vermeiden möchte.
• Umfirmierung: Ändert Tom zusätzlich die Firma in „GmbH“, können weitere Kosten entstehen. Wie hoch diese ausfallen, hängt von der konkreten Gestaltung, dem Geschäftswert und der Kostenrechnung von Notar und Handelsregister ab. Insgesamt können die Kosten daher über denen einer Kapitalerhöhung ohne Firmenänderung liegen.
• Steuern: Die Einzahlung auf das Stammkapital ist für Tom eine Investition in seine Beteiligung und erhöht seine Anschaffungskosten. Hätte die UG genug Rücklagen gehabt, hätte sie diese grundsätzlich steuerneutral in Stammkapital umwandeln können; bei einer späteren Kapitalherabsetzung können jedoch steuerliche Folgen entstehen. Kosten der Kapitalerhöhung können je nach Anlass und Kostentragung bei der Gesellschaft Betriebsausgaben oder beim Gesellschafter Anschaffungsnebenkosten sein.

Was ist steuerlich zu beachten?

Steuerlich ist der Übergang einer UG zur GmbH grundsätzlich unproblematisch; bei einer Kapitalerhöhung aus Rücklagen kann aber ein Sonderausweis für spätere Kapitalherabsetzungen relevant werden.

• Bareinlage: Was ein Gesellschafter auf das Stammkapital einzahlt, erhöht seine Anschaffungskosten der Beteiligung. Das wirkt sich regelmäßig erst aus, wenn er seine Anteile später verkauft, weil sich der Veräußerungsgewinn dann entsprechend verringert. Zahlt er zusätzlich zum Nennbetrag ein Aufgeld, ist auch dieses eine offene Einlage; es kann im steuerlichen Einlagekonto der Gesellschaft erfasst werden (§ 27 KStG).
• Gesellschaftsmittel: Wandelt die UG Rücklagen in Stammkapital um, erhalten die Gesellschafter dafür grundsätzlich keine steuerpflichtigen Einkünfte (§ 1 KapErhStG). Soweit dabei Gewinnrücklagen umgewandelt werden, muss die Gesellschaft dies aber gesondert festhalten (Sonderausweis nach § 28 KStG). Wird das Stammkapital später herabgesetzt und an die Gesellschafter zurückgezahlt, kann der Sonderausweis dazu führen, dass dieser Teil als Gewinnausschüttung zu versteuern ist.
• Unveränderte Steuerdaten: Da die Gesellschaft derselbe Rechtsträger bleibt, ist in der Regel keine neue steuerliche Erfassung beim Finanzamt erforderlich. Ob Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer unverändert bleiben, sollte bei Änderungen mit dem zuständigen Finanzamt abgestimmt werden. Eine geänderte Firma und das neue Stammkapital sind dem Finanzamt mitzuteilen, soweit dies erforderlich ist.